İşyeri dosyalarının kanun kapsamından çıkarılması ve iz işlemlerinin zamanında yapılmaması; hem faal ve gayri faal işyeri ayrımının yapılamamasına hem borç sorgulama süreçlerinin gecikmesine hem de tahsilat faaliyetlerinin aksaması gibi önemli sorunlara yol açmaktadır.

Bu nedenle, işyeri dosyalarının kapatılması (kanun kapsamından çıkarma ve iz işlemleri) yalnızca teknik bir süreç değil, aynı zamanda sosyal güvenlik sisteminin sürdürülebilirliği açısından stratejik bir işlemdir.

Sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca, özel nitelikteki inşaat ve ihale konusu işyerleri hariç olmak üzere, en az iki yıl süreyle sigortalı çalıştırmayan işyerleri, sigortalı çalıştırılmaya son verilen tarih itibarıyla otomatik olarak 5510 sayılı kanun kapsamından çıkarılmaktadır.

Bu düzenlemenin temel amacı, sistemde pasif hale gelmiş işyerlerinin kanun kapsamından çıkarılarak hem memur bazındaki iş yükünün doğru belirlenmesi, hem de faal işyerlerinin takip ve tahsilat işlemlerinin daha etkin yapılabilmesidir.

Sosyal güvenlik mevzuatına göre, en son aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesinden itibaren 2 yıl geçmiş olan işyeri dosyaları;

- Sistem tarafından otomatik olarak kapsamdan çıkarılmaktadır.

- Bu durumda, işyeri dosyasının kanun kapsamından çıkış tarihi olarak, son bildirimin yapıldığı ayın sonu esas alınmaktadır. 

Bazı durumlarda 2 yıllık süre beklenmeden işlem yapılmaktadır.

Buna göre, gerek özel bina inşaatı ile ihale konusu işlerin bitirilmesi, gerekse devamlı nitelikteki işyerlerinin kapandığının, terk veya tasfiye olduğunun bildirilmesi veya SGK tarafından tespit edilmesi halinde, bu nitelikteki işyeri dosyaları 2 yıllık süre beklenmeksizin sigortalı çalıştırılmaya son verilen tarih esas alınarak kapsamdan çıkarma işlemi yapılmaktadır. 

Özel nitelikli inşaat ve ihale konusu işler geçici nitelikte işler olup, iş bitiminde asgari işçilik kontrolünün yapıldığı işyerleridir.

Bu nedenle, inşaat ve ihale konusu işler nedeniyle açılmış işyeri dosyalarının kapatılabilmesi (kanun kapsamında çıkarma ve iz işlemleri) için işin başlangıç ve bitiş tarihlerinin kesinleştirilmesi, asgari işçilik kontrolü yapılması ve ilişiksizlik yazısının düzenlenmiş olması gerekmektedir. İlişiksizlik yazısının düzenlenmiş olması işyerinin herhangi bir borcunun olmadığı anlamına gelmektedir.

Ancak, özel nitelikli inşaat ve ihale konusu işler ile ilgili açılmış olan işyeri dosyalarında işin başlangıç ve bitiş tarihleri özel usullere tabidir. 

Özel nitelikli inşaat işleri 

Bu tür işler için açılan işyeri dosyalarında kural olarak inşaatın başladığı tarih yapı ruhsat tarihi, bitiş tarihi olarak da işverenin dilekçesinde belirttiği tarih esas alınmaktadır.

Gerekli olması durumunda inşaatın başladığı ve bitirildiği tarihin resmî makamlardan alınacak belgelerle kanıtlanması işverenden istenebilmektedir.

 Bu tür işler için açılan işyeri dosyalarında kural olarak fiilen işin başlangıç ve bitiş tarihlerinin, ihale makamlarından alınacak belgelerle kanıtlanması işverence istenmekte veya SGK tarafından ihale makamları ile yapılan yazışmalarla tespiti yoluna gidilmektedir.

 Bu tarihlerin resmî belge ile kanıtlanamaması hâlinde, işin başlama tarihi olarak yüklenici tarafından SGK’ya müracaat tarihi, bitiş tarihi olarak da yüklenici tarafından SGK’ya yapılan başvuru dilekçesinde belirtilen tarih esas alınmaktadır.

İz işlemi, işyeri dosyasının aktif takibinin sonlandırıldığını anlamına gelmektedir. 

Ancak, gerek otomatik olarak kanun kapsamından çıkarılmış işyeri dosyalarının, gerek özel bina inşaatı ile ihale konusu işlerin bitirilmesi, gerekse devamlı nitelikteki işyerlerinin kapanması, terk veya tasfiye olduğunun bildirilmesi veya SGK tarafından tespit edilmesi nedeniyle kanun kapsamından çıkarılmış işyeri dosyalarında iz işleminin yapılabilmesi için SGK’ya herhangi borcunun bulunmaması gerekmektedir.

İz işlemi yapılmış işyeri dosyalarının imha işlemleri ise, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve SGK Saklama Süreli Standart Dosya Planında öngörülen saklama sürelerinin dolmasını takiben imha edilmektedir. 

Yukarıda açıklanan durumlara göre 5510 sayılı Kanun kapsamından çıkarılmış işyeri dosyalarından çeşitli nedenlerle (mahkeme kararı, denetim elemanı raporu vb) geriye yönelik bildirim yapılması gündeme gelebilmektedir.

Buna göre, kapsamdan çıkarılmış ancak henüz iz statüsüne alınmamış işyerlerinden sistem üzerinden bildirim yapılmak istendiğinde “işyeri dosyanız kanun kapsamından çıkmış olması nedeniyle giriş yapılamaz.” şeklinde uyarı verilmektedir.

Böyle bir durumda, işveren tarafından SGK’ya başvurulması halinde kapsamdan çıkış kaydı kaldırılarak yeniden prim belgesinin verilmesine geçici olarak izin verilmekte ve prim ödemesi yapıldığında da işyeri dosyası kapatılmaktadır.

İşyeri dosyalarının kanun kapsamından çıkarılması ve iz işlemleri; kayıtların doğruluğu, tahsilat süreçlerinin etkinliği ve idari verimlilik açısından kritik bir fonksiyona sahiptir. Uygulamada bu işlemlerin zamanında yapılmaması faal/gayri faal ayrımını zorlaştırmakta, borç takibini geciktirmekte, Kurum kaynaklarının verimsiz kullanılmasına neden olmaktadır.

Bu nedenle; otomatik sistemlerin etkin kullanımının artırılması, Kurum içi denetim mekanizmalarının güçlendirilmesi ve işveren bildirim süreçlerinin hızlandırılması hem işyeri dosyalarının doğru yönetimini sağlayacak, hem de sosyal güvenlik sisteminin sağlıklı işleyişine katkı sağlayacaktır. (Ekonomim)